3.3.6. Письма

Иногда работник консультационной службы общается с фермерами с помощью писем. Письма могут последовать за визитом сотрудника ИКС на ферму, а могут также посылаться из-за того, что фермер по какой-либо причине не смог посетить офис ИКС. Ведение корреспонденции является нужным навыком в работе сотрудника консультационной службы, и он должен уделять этому большое внимание. Проблемы в этой сфере могут возникнуть при использовании сложного технического языка. Письмо может быть плохо напечатано или написано. При написании письма фермеру работник ИКС должен как бы встать на его место: письмо должно использовать язык конкретной местности. При этом предпочтительно не использовать листовую бумагу с сентиментальными рисунками. Письмо должно содержать несколько фраз, адресованных лично фермеру (приветствие и т.д.). Часто фермеры показывают такие письма своим соседям, вот почему так важно создать необходимое впечатление.

Некоторые советы при общении специалиста консультационной службы с товаропроизводителями посредством писем:

• письма должны быть просты и кратки, ничто не должно смущать читателя;

• информация, содержащаяся в письме, должна быть полной и относящейся к делу;

• по возможности письма должны содержать в себе просьбу об ответе. Если нужно время для сбора необходимой информации, пошлите сначала короткое письмо или подтверждение о том, что такие сведения будут направлены, а потом - развернутый ответ;

• делайте копии всех писем и храните их в офисе.